Datenschutzerklärung zum Hinweisgebersystem

I. Einleitung

Die Einhaltung des Legalitätsprinzips sowie verantwortliches, faires und nachhaltiges Geschäftshandeln sind für unser Unternehmen seit jeher oberstes Gebot und Bestandteil unserer Werte. Wir sind überzeugt davon, dass nur ein solches unternehmerisches Handeln zu einem langfristigen Erfolg führt. Verstöße gegen geltendes Recht oder gegen interne Regelungen gefährden den langfristigen Unternehmenserfolg. Rufschädigung oder sonstige schwere Nachteile, wie z. B. Schadensersatz- oder Strafzahlungen sowie Auftragssperren können dem Unternehmen nachhaltig schaden. Die Meldung von möglichen Verstößen oder Risiken hilft, derartige negative Konsequenzen zu verhindern. Die SCHROTH Safety Products GmbH (nachfolgend „SCHROTH“, „wir“, „uns“ oder „unser“ genannt) ist davon überzeugt, dass ein Hinweisgebersystem dabei unterstützt, Schwachstellen und Missstände schnell zu erkennen und so unmittelbar zu einem nachhaltigen Unternehmenserfolg beiträgt.

Daher möchten wir Sie als meldende bzw. hinweisgebende Person ermutigen, sich mit verdächtigen Sachverhalten an unsere Meldestelle, mit so konkreten Angaben wie möglich, zu wenden. Alle Meldungen werden vertraulich behandelt.

Bitte beachten Sie, dass eine vorsätzlich unwahre Meldung strafrechtliche Konsequenzen haben kann.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

II. Hinweisgabe

1. Wer kann Verstöße melden?
Jeder Mitarbeiter, einschließlich Auszubildende, Studierende, Praktikanten oder Leiharbeitnehmer können mögliche Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Regelungen melden. Auch Dritte, wie z.B. Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner können einen Verstoß melden.

2. Wo kann ein Hinweis abgegeben werden?
a) Interne Meldestelle

Online-Meldeformular – Über ein Online-Meldeformular auf unserer Website können Sie Ihre Meldungen per Textnachricht abgeben.

Telefonisch
Sie können Ihre Meldung auch telefonisch abgeben. Hierzu wählen Sie bitte die
+49 (0) 2932 9742-100. Sie erreichen uns telefonischen von Mo. bis Do., 08:00-17:00 und am Fr. von 8:00 - 13:00.

Postalisch
Wenn Sie Ihre anonyme Meldung nicht digital per Online-Formular übermittelt wollen, steht Ihnen ebenfalls die Möglichkeit einer postalischen Übermittlung zur Verfügung. Wenn Sie sich für diesen Meldeweg entscheiden, richten Sie bitte Ihre Meldung an die nachfolgende Adresse:

SCHROTH Safety Products GmbH
Compliance Abteilung
Im Ohl 14
59757 Arnsberg
Deutschland

b) Externe Meldestellen

Meldestelle des Bundes
Neben der Meldung von Informationen über einen Verstoß an die interne Meldestelle können Sie diese auch an eine externe Meldestelle melden. Die externe Meldestelle des Bundes ist beim Bundesamt für Justiz (BfJ) angesiedelt. Auf der Website https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html sind die Meldekanäle sowie weitere Informationen zur externen Meldestelle des BfJ veröffentlicht.

Meldestelle des Bundeskartellamtes
Eine externe Meldestelle finden Sie auch bei dem Bundeskartellamt. Auf der Website https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Kartelle/HinweiseAufKartellverstoesse/hinweiseaufverstoesse_node.html finden Sie detaillierte Informationen zu den jeweiligen Meldemöglichkeiten.

Das Gesetz sieht in § 7 Abs. 1 S. 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) an sich ein Wahlrecht vor. Nach § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG sollen hinweisgebende Personen allerdings in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten müssen, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Daher bitten wir Sie, sich mit verdächtigen Sachverhalten zuerst an unsere vertrauliche interne Meldestelle zu wenden.

3. Können Hinweise auch anonym abgegeben werden?
Eine anonyme Hinweisabgabe, also ohne Angaben von personenbezogenen Daten, ist grundsätzlich über unser Meldesystem möglich.

Wir empfehlen Ihnen jedoch, unserer Meldestelle eine Möglichkeit zu geben, Sie zu kontaktieren, da sich für uns ansonsten keine Möglichkeit ergibt, bei noch bestehendem Klärungsbedarf Rücksprache zu nehmen und so der Sachverhalt ohne Ihre Mitarbeit ggf. nicht weiter aufgeklärt werden kann.

4. Welche Verstöße können gemeldet werden?
Die Bandbreite von Verstößen, die Sie melden können und sollten, ist groß. Alle Verstöße oder begründete Verdachtsmomente im Rahmen der beruflichen oder unternehmerischen Tätigkeit, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, sowie Verstöße gegen Rechtsvorschriften und unternehmensinterne Regelungen, z. B. den Verhaltenskodex, können gemeldet werden. Dazu zählen beispielsweise Betrug, Bestechung und Korruption, Geldwäsche, Diebstahl, Wettbewerbs-/Kartellverstöße, Verbraucherschutz, Datenschutz, Diskriminierung und Belästigung, Arbeitsschutz, Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsfragen, Verstöße gegen Menschenrechte, Interessenkonflikte sowie Energiemanagement.

Die Auflistung ist nicht abschließend. Eine vollständige Auflistung der möglichen Sachverhalte finden Sie im § 2 des HinSchG.

Beispiele für Verstöße:

• mögliche Verstöße durch Mitarbeiter gegen geltendes Recht, wie Gesetze oder Verordnungen oder interne Regelungen (z.B. Code of Conduct oder interne Richtlinien).
• Mögliche Verstöße durch Geschäftspartner gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien.

5. Welche Details sollen gemeldet werden?

• In welcher Beziehung stehen Sie zu der SCHROTH?
• Welche Art von Fehlverhalten (z.B. Korruption, Betrug, Diskriminierung, etc.) betrifft es?
• Wann ist der Vorfall passiert?
• Wo ist der Vorfall geschehen?
• Wer sind die Verdächtigen/Beteiligten/Zeugen?
• Welche zusätzlichen Informationen zum Fehlverhalten werden gemeldet?

Sie können ebenfalls unterstützende Dokumente hochladen.

6. Was passiert nach dem Eingang der Meldung
Der Eingang der Meldung wird im Rahmen innerhalb von 7 Tagen schriftlich oder elektronisch bestätigt.

Kommt der Prüfer der internen Meldestelle nach der ersten Bewertung zu dem Schluss, dass es keine Anhaltspunkte für ein relevantes Fehlverhalten gibt, stellt er das Verfahren ein und informiert Sie so bald wie möglich schriftlich über seine Entscheidung und die Gründe dafür.

Kommt der Prüfer der internen Meldestelle nach einer Erstbewertung zu dem Schluss, dass es Beweise für ein relevantes Fehlverhalten gibt, werden geeignete Maßnahmen ergriffen, zu denen auch die Ernennung einer oder mehrerer Personen (entweder innerhalb oder außerhalb von SCHROTH) zur Untersuchung der Offenlegung gehören kann. Der Prüfer wird Ihnen spätestens nach 3 Monaten ab Zeitpunkt der Empfangsbestätigung der Meldung eine Rückmeldung geben. Die Rückmeldung wird Informationen über den Fortgang der Untersuchung und deren voraussichtlichen Zeitrahmen enthalten.

7. Wie werden hinweisgebende Personen geschützt?
Jede Form der Benachteiligung von hinweisgebenden Personen ist verboten und wird nicht geduldet. Dies umfasst z. B. Einschüchterungen von hinweisgebenden Personen oder negative arbeitsrechtliche Konsequenzen aufgrund der Meldung. Neben dem Verbot der Benachteiligung sind interne Prozesse implementiert, um hinweisgebende Personen bestmöglich zu schützen. Dies umfasst u.a. die Möglichkeit der anonymen Meldung.

III. Datenschutzinformationen zum Hinweisgebersystem

In Zusammenhang mit den Meldungen von Verstößen nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“ genannt) sehr ernst. Wir behandeln Ihre Daten – sofern welche im Rahmen Ihrer Meldung verarbeitet werden – vertraulich.

Nachfolgend informieren wir Sie gem. Art. 13 und 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems von uns. Wir werden Ihre Daten nur nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten. Diese Vorgaben ergeben sich insbesondere aus der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die vorliegende Datenschutzinformation ergänzt unsere allgemeine Datenschutzinformation für Mitarbeiter sowie Websitebesucher.

1. Wer ist Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Wir sind verantwortlich für

• die Eingangsbestätigung der Meldung,
• die Prüfung, ob ein Verstoß unter den sachlichen Anwendungsbereich fällt,
• Kontakt mit dem Meldenden,
• Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung,
• Einholen weiterer Informationen bei dem Meldenden, wenn notwendig, und
• Ergreifen von angemessenen Folgemaßnahmen.

 

Verantwortliche Stelle ist SCHROTH Safety Products GmbH, Im Ohl 14, 59757 Arnsberg.

Zu allen datenschutzrechtlichen Themen erreichen Sie unseren externen Datenschutzbeauftragten wie folgt:

Dirk-Michael Mülot
Sachverständigenbüro Mülot GmbH
Grüner Weg 80
48268 Greven
Deutschland
E-Mail: datenschutz@svb-muelot.de

2. Welche Daten werden verarbeitet?
Grundsätzlich können Sie Ihre Meldungen anonym abgeben, also ohne Angaben von Daten. Sie können jedoch freiwillig Ihre Daten preisgeben, darunter Angaben zu Ihrem Vor- und Nachnamen, Ihrer Adresse, Ihrer Telefonnummer, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Verdacht. Sollten Sie diese oder andere Daten freiwillig angeben, werden diese von uns verarbeitet.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO, wie z. B. Angaben zur ethnischen Herkunft, zu religiösen und/oder weltanschaulichen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zur sexuellen Orientierung werden von uns nicht abgefragt und verarbeitet. Sie können jedoch freiwillig solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten angeben (z. B. im Freifeldtext oder Brief).

Die von Ihnen abgegebene Meldung kann auch Daten von Dritten enthalten, auf die Sie sich in Ihrer Meldung beziehen. Diese betroffenen Personen haben die Möglichkeit, zu den Informationen Stellung zu nehmen. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über die Meldung bzw. den abgegebenen Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewährleistet, da die betroffene Person - soweit rechtlich möglich - keine Informationen über Ihre Identität erhält und Ihre Informationen so verwendet werden, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet wird.

Bitte beachten Sie, dass es häufig gesetzlich vorgeschrieben ist, dass die Personen, die Gegenstand einer Meldung oder eines Hinweises sind, benachrichtigt und angehört werden müssen. Während der Untersuchung haben diese Personen die Möglichkeit, ihren Standpunkt zu der Meldung darzulegen. Die betroffene Person kann aufgrund von geltenden Gesetzen ein Recht auf Informationen haben, welches uns zur Offenlegung Ihrer Identität zwingen könnte. Auch staatliche Stellen können ähnliche Auskunfts- oder Beschlagnahmerechte haben, die eine Offenlegung Ihrer Identität zur Folge haben. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn die betroffene Person behauptet, dass die gegen sie vorgebrachten Informationen vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahr sind und daraufhin beschließt, Anzeige zu erstatten.

3. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für die folgenden konkreten Compliance- und Aufklärungszwecke:

• Prüfung der Plausibilität von Hinweisen,
• Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister,
• Aufklärung von Fehlverhalten,
• Umsetzung von gesetzlichen Pflichten,
• Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens,
• Rechtsausübung,
• Entlastung von Beschäftigten,
• Umsetzung Mitwirkungspflichten.

Ergänzend kommen als mögliche Zwecke der Datenverarbeitung die in der allgemeinen Datenschutzinformation für Mitarbeiter und Websitebesucher genannten Zwecke in Betracht.

4. Auf welchen Rechtsgrundlagen beruht die Verarbeitung Ihrer Daten?
Die Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe von Ihren Daten im Rahmen der Meldungen erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der DSGVO und dem BDSG.

Umsetzung gesetzlicher Pflichten: Fällt die Meldung in den Anwendungsbereich des HinSchG, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit dieser Meldung § 10 HinSchG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Wahrung berechtigter Interessen: In allen anderen Fällen beruht die Verarbeitung von Ihren Daten in Bezug auf einen (potenziellen) Verstoß auf dem berechtigten Interesse von uns, Verstöße zu untersuchen, Meldungen zu Verstößen entgegenzunehmen und in Übereinstimmung mit den von uns festgelegten Standards und Werten von uns zu verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Zu unseren berechtigten Interessen können im Einzelfall zählen:

• Rechtsverteidigung,
• Verbesserung der Compliance-Struktur,
• Unterstützung von Betroffenen,
• Umsetzung ausländischer Rechtsvorschriften.

Aufklärung von Straftaten: Die Verarbeitung von Daten, die sich auf Straftaten beziehen, erfolgt gemäß Art. 10 DSGVO (und ggf. § 9 Abs. 2 HinSchG). Falls Aufklärungsmaßnahmen der Aufdeckung von möglichen Straftaten im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen dienen, können diese gemäß § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG gerechtfertigt sein. Wir werden entsprechende Datenverarbeitungen aber nur dann auf § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO stützen, wenn dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht einer Straftat im Beschäftigungsverhältnis begründen und die Interessen des Betroffenen nicht überwiegen.

Umsetzung des Beschäftigungsverhältnisses: Datenverarbeitungen im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen können unter anderem für die Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Mitarbeitern erforderlich sein (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSVO). Dies gilt beispielweise für Aufklärungsmaßnahmen zur Aufdeckung von arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen, welche keine Straftat begründen. Aufklärungsmaßnahmen können auch für die Abwicklung von Arbeitsverhältnissen erforderlich sein. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn wir auf Basis der im Rahmen einer Aufklärungsmaßnahme gewonnenen Erkenntnisse arbeitsrechtliche Sanktionen gegen einen Betroffenen verhängt.

Einwilligung: Darüber hinaus können Daten bei Vorliegen einer Einwilligung der meldenden Person auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO verarbeitet werden.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: Wenn in Ausnahmefällen besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (sensible Daten), ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 9 DSGVO, § 10 HinSchG und § 22 BDSG.

Wir beabsichtigen nicht, Ihre Daten für andere als die oben genannten Zwecke zu verwenden.

5. Wer sind Empfänger von Ihren Daten?
Zunächst erlangen bei uns nur berechtigte Personen Kenntnis von den Daten, die von der meldenden Person übermittelt werden. Durch entsprechende Berechtigungssysteme und angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen Zugriff auf diese Daten bekommen. Die mit der Bearbeitung der Verstöße intern betraute Person aus der Compliance-Abteilung sowie die Vertretung wird ausdrücklich auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Weitere Empfänger können andere Unternehmen der SCHROTH-Gruppe sein. Ein Datenaustausch zwischen den einzelnen SCHROTH Unternehmen kann daher zwecks Bearbeitung der Verstöße erforderlich sein.

Zur Erfüllung des vorgenannten Zwecks kann es auch erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an Dritte, wie z. B. Anwaltskanzleien, Behörden, wie etwa Straf-, Ordnungs- oder Wettbewerbsbehörden innerhalb oder außerhalb der EU/EWR übermitteln.

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Aufklärung von Sachverhalten erforderlich ist. In einem solchen Fall stellen wir sicher, dass die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit dem Empfänger der Daten abgeschlossen werden und alle relevanten zusätzlichen Garantien gewährleistet sind. Im Übrigen übertragen wir Ihre Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen gespeichert und 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG). In bestimmten Fällen und für bestimmte Dokumente kann eine längere Frist angemessen sein, insbesondere wenn im Zusammenhang mit dem gemeldeten Vorfall ein gerichtliches oder behördliches Verfahren anhängig ist. Eine Speicherung kann auch erfolgen, wenn dies vom europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, wie z. B. Aufbewahrungspflichten, vorgesehen ist. Danach werden alle Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.

7. Welcher Datenschutzrechte haben Sie?
Sofern wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, haben Sie im jeweiligen gesetzlichen Umfang nach der DSGVO ein Recht auf

• Auskunft über gespeicherte Daten und Verarbeitungszwecke (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung nicht mehr erforderlicher Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Datenübertragung, sofern Verarbeitung auf Einwilligung beruht oder zur Durchführung eines Vertrages oder mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO), sowie
• Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO).
• Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (für SCHROTH: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de).