Datenschutzerklärung zum Meldesystem

I. Einleitung

In dem Tätigkeitsfeld von SCHROTH Safety Products GmbH (nachfolgend „SCHROTH“, „wir“, „uns“ oder „unser“ genannt) spielt die Sicherheit eine zentrale Rolle. Vorfälle, Ereignisse, Beobachtungen, technische Störungen können gravierende Folgen haben, weshalb ein effektives Meldesystem unerlässlich ist. Die Implementierung eines solchen Meldesystems bietet nicht nur die Möglichkeit, Vorfälle systematisch zu erfassen und zu analysieren, sondern fördert auch eine transparente Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter und Dritte ermutigt werden, aktiv zur Verbesserung der Sicherheit beizutragen. Dabei können sie ihre Meldungen anonym oder namentlich abgeben. Dadurch wird ein umfassendes Bild der Sicherheitslage im Unternehmen geschaffen, das für die Identifikation von Risiken und die Ableitung von präventiven Maßnahmen entscheidend ist. Darüber hinaus trägt ein transparentes Meldesystem zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Bestimmungen bei und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Verfahren.  

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

II. Meldungen

1. Wer kann Meldungen geben?
Jede Person (intern und extern) kann sicherheitsrelevante Vorfälle, Ereignisse, technische Störungen, Beobachtungen oder Verbesserungsvorschläge melden.

2. Wo kann eine Meldung abgegeben werden?

Meldesystem von SCHROTH
Über ein Online-Meldeformular auf unserer Website können Sie Ihre Meldungen per Textnachricht abgeben.

3. Können Meldungen auch anonym abgegeben werden?
Eine anonyme Meldung, also ohne Angaben von personenbezogenen Daten, ist grundsätzlich über unser Meldesystem möglich.

4. Welche Meldungen können mitgeteilt werden?
Es können sicherheitsrelevante Vorfälle/Ereignisse, wie z.B. Unfälle und schwere Störungen, Beinaheunfälle, technische Störungen und Ausfälle, Beobachtungen sowie Bedenken und Verbesserungsvorschläge gemeldet werden. Diese Meldungen helfen den zuständigen Stellen, die richtigen Maßnahmen für die Erhaltung der Sicherheit zu treffen Somit kann insgesamt das Sicherheitssystem gestärkt werden.

5. Welche Details sollen gemeldet werden?

• Beschreibung des Sachverhalts.
• Wann hat sich der Vorfall ereignet?
• Ort des Vorfalls oder Ereignisses.
• Sonstige Details zum Sachverhalt.

Sie können ebenfalls unterstützende Dokumente hochladen.

6. Was passiert nach dem Eingang der Meldung
Nach Eingang Ihrer Meldung wird diese aufgenommen und validiert. Dazu gehört die Überprüfung auf Vollständigkeit, Korrektheit und Relevanz der Informationen. Die Meldung wird nach Art und Schweregrad des Vorfalls kategorisiert. Kritische oder dringende Vorfälle erhalten hohe Priorität.

Sicherheitsbeauftragte oder spezialisierte Teams analysieren die Ursache und mögliche Auswirkungen des Vorfalls. Die Analyse umfasst oft Interviews mit betroffenen Personen, technische Untersuchungen und die Bewertung von Umgebungsfaktoren.

Nach Abschluss der Untersuchung werden konkrete Maßnahmen zur Risikominderung definiert. Diese können technische Korrekturen, Schulungsmaßnahmen, Prozessanpassungen oder auch Empfehlungen umfassen. Die Maßnahmen umfassen sowohl kurz- als auch langfristige Lösungen zur Vermeidung ähnlicher Vorfälle umfassen.

Um eine offene Sicherheitskultur zu fördern, wird Feedback zur Meldung gegeben, sofern dies möglich ist. Mitarbeiter oder Externe erfahren, welche Maßnahmen ergriffen wurden und wie sie zur Sicherheitsverbesserung beitragen.

Die Ergebnisse und Maßnahmen werden dokumentiert und Berichte für interne Audits erstellt. Die implementierten Maßnahmen werden stets überwacht, um ihre Wirksamkeit zu bewerten.

III. Datenschutzinformationen zum Meldesystem

In Zusammenhang mit den Meldungen nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“ genannt) sehr ernst. Wir behandeln Ihre Daten – sofern welche im Rahmen Ihrer Meldung verarbeitet werden – vertraulich.

Nachfolgend informieren wir Sie gem. Art. 13 und 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Meldesystems von uns. Wir werden Ihre Daten nur nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten. Diese Vorgaben ergeben sich insbesondere aus der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die vorliegende Datenschutzinformation ergänzt unsere allgemeine Datenschutzinformation für Mitarbeiter sowie Websitebesucher.

1. Wer ist Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle ist SCHROTH Safety Products GmbH, Im Ohl 14, 59757 Arnsberg.

Zu allen datenschutzrechtlichen Themen erreichen Sie unseren externen Datenschutzbeauftragten wie folgt:

Dirk-Michael Mülot
Sachverständigenbüro Mülot GmbH
Grüner Weg 80
48268 Greven
Deutschland
E-Mail: datenschutz@svb-muelot.de

2. Welche Daten werden verarbeitet?
Grundsätzlich können Sie Ihre Meldungen anonym abgeben, also ohne Angaben von Daten. Sie können jedoch freiwillig Ihre Daten preisgeben, darunter Angaben zu Ihrem Vor- und Nachnamen, Ihrer Adresse, Ihrer Telefonnummer, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Meldung. Sollten Sie diese oder andere Daten freiwillig angeben, werden diese von uns verarbeitet.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zur ethnischen Herkunft, zu religiösen und/oder weltanschaulichen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zur sexuellen Orientierung werden von uns nicht abgefragt und verarbeitet. Sie können jedoch freiwillig solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten angeben.

Die von Ihnen abgegebene Meldung kann auch Daten von Dritten enthalten, auf die Sie sich in Ihrer Meldung beziehen. Diese betroffenen Personen haben die Möglichkeit, zu den Informationen Stellung zu nehmen. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über die Meldung bzw. die abgegebene Meldung informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewährleistet, da die betroffene Person - soweit rechtlich möglich - keine Informationen über Ihre Identität erhält und Ihre Informationen so verwendet werden, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet wird.

Bitte beachten Sie, dass es häufig gesetzlich vorgeschrieben ist, dass die Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, benachrichtigt und angehört werden müssen. Während der Untersuchung haben diese Personen die Möglichkeit, ihren Standpunkt zu der Meldung darzulegen. Die betroffene Person kann aufgrund von geltenden Gesetzen ein Recht auf Informationen haben, welches uns zur Offenlegung Ihrer Identität zwingen könnte. Auch staatliche Stellen können ähnliche Auskunfts- oder Beschlagnahmerechte haben, die eine Offenlegung Ihrer Identität zur Folge haben. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn die betroffene Person behauptet, dass die gegen sie vorgebrachten Informationen vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahr sind und daraufhin beschließt, Anzeige zu erstatten.

3. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für:

• Gewährleistung der Sicherheit und zur Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen sowie Compliance,
• Sicherheitsanalyse und Risikobewertung,
• Aufklärung von Vorfällen/Ereignissen,
• Verhinderung zukünftiger Vorfälle,
• Rechtsausübung,
• Entlastung von Beschäftigten,
• Umsetzung Mitwirkungspflichten.

Ergänzend kommen als mögliche Zwecke der Datenverarbeitung die in der allgemeinen Datenschutzinformation für Mitarbeiter und Websitebesucher genannten Zwecke in Betracht.

4. Auf welchen Rechtsgrundlagen beruht die Verarbeitung Ihrer Daten?
Die Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe von Ihren Daten im Rahmen der Meldungen erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der DSGVO und dem BDSG.

Umsetzung gesetzlicher Pflichten: Fällt die Meldung in den Anwendungsbereich von bestimmten Vorschriften und Gesetzen, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit dieser Meldung Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Wahrung berechtigter Interessen: In allen anderen Fällen beruht die Verarbeitung von Ihren Daten in Bezug auf einen (potenziellen) Vorfall auf dem berechtigten Interesse von uns, Vorfälle zu untersuchen, Meldungen zu Vorfällen entgegenzunehmen und in Übereinstimmung mit den von uns festgelegten Standards und Werten von uns zu verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

Einwilligung: Darüber hinaus können Daten bei Vorliegen einer Einwilligung der meldenden Person auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO verarbeitet werden.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: Wenn in Ausnahmefällen besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (sensible Daten), ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 9 DSGVO und § 22 BDSG.

Wir beabsichtigen nicht, Ihre Daten für andere als die oben genannten Zwecke zu verwenden.

5. Wer sind Empfänger von Ihren Daten?
Zunächst erlangen bei uns nur berechtigte Personen Kenntnis von den Daten, die von der mitteilenden Person übermittelt werden. Durch entsprechende Berechtigungssysteme und angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zuständigen Personen Zugriff auf diese Daten bekommen. Die mit der Bearbeitung der Vorfälle intern betraute Person aus der Fachabteilung sowie die Vertretung wird ausdrücklich auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Weitere Empfänger können andere Unternehmen der SCHROTH-Gruppe sein. Ein Datenaustausch zwischen den einzelnen SCHROTH Unternehmen kann daher zwecks Bearbeitung der Vorfälle erforderlich sein.

Zur Erfüllung des vorgenannten Zwecks kann es auch erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an Dritte, wie z. B. Anwaltskanzleien, Behörden, wie etwa Straf-, Ordnungs- oder Wettbewerbsbehörden innerhalb oder außerhalb der EU/EWR übermitteln.

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Aufklärung von Sachverhalten erforderlich ist. In einem solchen Fall stellen wir sicher, dass die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit dem Empfänger der Daten abgeschlossen werden und alle relevanten zusätzlichen Garantien gewährleistet sind. Im Übrigen übertragen wir Ihre Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden in Übereinstimmung mit den jeweils einschlägigen Gesetzen gespeichert, mindestens jedoch für eine Dauer von 5 Jahren, um eine gründliche Analyse und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten In bestimmten Fällen und für bestimmte Dokumente kann eine längere Frist angemessen sein, insbesondere wenn im Zusammenhang mit dem gemeldeten Vorfall ein gerichtliches oder behördliches Verfahren anhängig ist oder es sich um einen schwerwiegenden Vorfall/Ereignis handelt. Eine Speicherung kann auch erfolgen, wenn dies vom europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, wie z. B. Aufbewahrungspflichten, vorgesehen ist. Danach werden alle Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.

7. Welcher Datenschutzrechte haben Sie?
Sofern wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, haben Sie im jeweiligen gesetzlichen Umfang nach der DSGVO ein Recht auf

• Auskunft über gespeicherte Daten und Verarbeitungszwecke (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung nicht mehr erforderlicher Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Datenübertragung, sofern Verarbeitung auf Einwilligung beruht oder zur Durchführung eines Vertrages oder mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO), sowie
• Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO).
• Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (für SCHROTH: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de)